文档管理知识库怎样选择一款好的文档管理软件

一、从实际出发

企业选择知识库管理平台，最终就是为了满足实际需求。所以，选择好的知识库管理平台，需要在提升IT资源利用率的基础上，能够实现云资源的统一管理，实现与企业内部流程的融合和交互，最终实现云平台的自服务。同时，需要注意以下几个方面：

1、操作是否足够简单，是否需要花费较长的时间进行学习？

员工利用知识库管理平台，只希望能够节省他们人工一一搜索的时间。所以，要求所选择的平台，只需要经过简单的学习即可以掌握使用。

2、能否实现自动化环境部署以及日常运维作业等一系列操作？

3、成本是否在企业的预算内，涉及到的数据是否安全？

4、知识库管理平台是否为企业提供足够深度和广度的技术服务？等等

知识库管理平台是需要有技术作为支撑的，所选择的供应商能够在第一时间为企业解决发生的技术问题很关键，能够确保企业的业务不受到损害。

二、文件夹授权管理

文件夹权限设置灵活，可以根据企业文档的重要区分，对于可以共享的文件，可以让员工可以选择将文件夹共享，方便他人共同查阅，员工也可直接查阅、下载、打印其电子档。另外，为了知识库系统有些需要保密的文件，就可以通过设置阅读权限，确保数据安全、不被泄露。

三、数据的存放

企业使用知识库管理平台，就是让企业员工可以随时随地进行阅读文档、工作资料等，所以选择一个好的知识库管理平台，需要看它是否支持本地所有类型文件的上传、下载、移动、预览、隐藏、删除，支持Excel、Word、PDF文件的修改。同时，能否把数据自动存储到知识库中，即使群组解散，文件依然长效保存。

四、扩展性

扩展性是选择知识库管理平台必须关注的一个功能之一。因为企业的发展并不是一蹴而就的，所拥有的知识库系统也需要不断的进行更新，才可以满足企业员工的发展需求。而且，这个扩展性能在原有的基础上进行，不需要重新进行开发。这样，才能确保不会造成二次开发，浪费时间与金钱，也能保证数据不间断的进行衔接上。

综上所述，企业可以根据以上4种方法进行选择一个好的知识库管理平台。一个好平台可以实现高效的资源存储、管理，特别是在为企业的知识管理上实现无纸化办公。